VHB-Formblätter erklärt: welches Formblatt wofür (124, 213, 216, 233, 234, 235, 236)

VHB-Formblätter sind die einheitlichen Vordrucke des Vergabe- und Vertragshandbuchs für die Baumaßnahmen des Bundes (VHB Bund), mit denen Vergabestellen Bauleistungen ausschreiben und Bieter ihre Angebote abgeben. Wer zum ersten Mal ein Angebot für eine Bundesbaumaßnahme abgibt, bekommt einen Stapel davon: 211, 212, 213, 216, 233, 235. Das VHB enthält 95 Formblätter, mit den Varianten für EU-Verfahren, Verschlusssachen, Liefer- und Dienstleistungen, Bauunterhalt und militärische Liegenschaften sind es 110. Acht davon sind die Kernblätter, die Bietern in fast jedem Verfahren begegnen.

Dieser Beitrag erklärt diese acht Blätter: was jedes verlangt, wer es unterschreibt, ob es mit dem Angebot Pflicht ist oder erst auf Verlangen der Vergabestelle. Grundlage ist der Wortlaut der Formblätter in der Ausgabe 2017 des VHB Bund (Lesefassung 2023) und die VOB/A in der Ausgabe 2019. Wo eine Aussage aus einem Formblatt stammt, steht die Nummer. Wo sie aus der VOB/A stammt, steht der Paragraph.

In unseren Gesprächen mit Unternehmen, die sich an öffentlichen Ausschreibungen beteiligen, kommt ein Ärgernis immer wieder vor: dieselben Formulare, jedes Mal in anderem Layout. Ein Bieter berichtete von einem verlorenen Auftrag über vier Millionen Euro, weil ein Kollege ein einziges Formular nicht hochgeladen hatte. Sein einziger Inhalt war die Erklärung, sich an der Ausschreibung zu beteiligen. Das ist der Grund für diesen Text.

Die acht Formblätter für Bieter auf einen Blick

Die Spalte „Mit dem Angebot?“ folgt dem Formblatt 216 in seiner Standardfassung. Die Vergabestelle kreuzt dort an, was sie tatsächlich verlangt. Was in Ihrem Verfahren gilt, steht deshalb nicht in dieser Tabelle, sondern in Ihrem 216.

Wie das VHB nummeriert

Die erste Ziffer verrät die Phase. Die 100er-Blätter gehören zur Vorbereitung und Eignung, darunter 124. Die 200er-Blätter sind die Vergabeunterlagen und das Angebot, von 211 bis 248. Die 300er-Blätter betreffen Öffnung, Wertung und Zuschlag, die 400er die Vertragsabwicklung, die 500er Nachträge. Die 600er-Blätter fassen den Rest zusammen: 611 bis 618 für Rahmenvereinbarungen, darunter die BU-Varianten für die Bauunterhaltung, 621 bis 627 für NATO-Vergaben, 631 bis 638 für Liefer- und Dienstleistungen nach UVgO und VgV.

Ein Zusatz hinter der Nummer benennt die Verfahrensfamilie: 211 EU für europaweite Verfahren, 211 VS für Verschlusssachen, 124 LD für Liefer- und Dienstleistungen. Die Inhalte sind dann ähnlich, aber nicht gleich. Das 212 EU enthält zum Beispiel einen Abschnitt zur Eignungsleihe, den das nationale 212 nicht hat. Wer mit der falschen Variante arbeitet, liest die falschen Regeln.

Was steht im Formblatt 216, dem Verzeichnis der vorzulegenden Unterlagen?

Das Verzeichnis der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen ist die offizielle Vollständigkeitsliste. Es hat zwei Teile. Nummer 1 nennt die Unterlagen, die mit dem Angebot abzugeben sind. Nummer 2 nennt die Unterlagen, die erst auf Verlangen der Vergabestelle vorzulegen sind.

In Teil 1 sind zwei Kreuze in der Standardfassung fest gesetzt: das Angebotsschreiben und das Leistungsverzeichnis mit den Preisen. Alles andere kreuzt die Vergabestelle je nach Verfahren an: die Preisermittlung nach 221 oder 222, die Lohngleitklausel 224, das Nachunternehmerverzeichnis 233, die Bietergemeinschaftserklärung 234, das Verzeichnis 235, die Holzerklärung 248, Produktangaben zu bestimmten Positionen, Datenblätter und Muster für Mindestanforderungen. Unter Nummer 1.2 steht der Eignungsnachweis: die PQ-Nummer im Angebotsschreiben, das Formblatt 124 oder die Einheitliche Europäische Eigenerklärung.

In Teil 2 stehen unter anderem das Formblatt 236, die Aufgliederung der Einheitspreise nach 223, die Bestätigungen zur Eigenerklärung wie Referenznachweise, Registerauszüge und Unbedenklichkeitsbescheinigungen, und die Urkalkulation. Die Urkalkulation wird laut 216 nur für die Preisprüfung geöffnet und danach wieder verschlossen.

Der häufigste Fehler ist, das 216 nicht als Checkliste zu benutzen. Wer sein Angebot nach der Tabelle oben zusammenstellt statt nach dem konkreten 216, verlässt sich auf eine Standardfassung, die die Vergabestelle abgeändert haben kann.

Formblatt 213: das Angebotsschreiben

Das Angebotsschreiben ist das Angebot. Es enthält den Preis, die Bindung an das Angebot bis zum Ablauf der Bindefrist, die Zahl der Nebenangebote und einen Preisnachlass. Es ist vom Bieter zu unterzeichnen oder in der vom Auftraggeber bestimmten elektronischen Form zu übermitteln (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A).

Fünf Stellen im 213 entscheiden über Ausschluss oder Wertung:

• Die Anlagenliste. Der Bieter kreuzt an, welche Anlagen er beifügt. Die erste Gruppe wird Vertragsbestandteil: Leistungsverzeichnis, Vertragsformular Instandhaltung, 224, 233, 234, 235, 248, Nebenangebote. Die zweite Gruppe dient nur der Erläuterung: 124, die Einheitliche Europäische Eigenerklärung, 221 oder 222. Ein beigefügtes Blatt ohne Kreuz ist ein Widerspruch im eigenen Angebot. Vermeiden Sie ihn.

• Nummer 4, der Preisnachlass. Gewertet wird nur ein Nachlass ohne Bedingung als Prozentsatz auf die Abrechnungssumme, und nur, wenn er an genau dieser Stelle steht (212 Nr. 3.7). Ein Nachlass im Anschreiben oder im Leistungsverzeichnis wird nicht gewertet, bleibt aber Inhalt des Angebots und wird im Auftragsfall Vertragsinhalt. Sie geben ihn dann, ohne dass er Ihnen in der Wertung hilft.

• Nummer 6, die PQ-Nummer. Präqualifizierte Unternehmen tragen hier ihre Nummer aus dem Präqualifikationsverzeichnis ein und ersparen sich das 124 (§ 6b Abs. 1 VOB/A). Daneben steht das Kreuz für kleine und mittlere Unternehmen. Bietergemeinschaften gelten nur als KMU, wenn der überwiegende Teil des Auftrags von KMU-Partnern erbracht wird.

• Nummer 7, die Eigenleistungserklärung. Entweder Sie erklären, alle Leistungen im eigenen Betrieb auszuführen, oder Sie erklären, alle Leistungen selbst auszuführen, die nicht im 233 oder 235 stehen. Das zweite Kreuz ohne beigefügtes 233 oder 235 ist eine leere Erklärung.

• Die Unterschrift auf Seite 3. Das Blatt sagt es selbst: Ist bei einem elektronisch übermittelten Angebot in Textform der Bieter nicht erkennbar, ist ein schriftliches Angebot nicht an dieser Stelle unterschrieben oder ein elektronisches Angebot nicht wie vorgegeben signiert oder mit Siegel versehen, wird das Angebot ausgeschlossen. Eine Unterschrift auf dem Anschreiben ersetzt die auf dem 213 nicht.

Bei mehreren Hauptangeboten braucht jedes ein eigenes Angebotsschreiben mit allen geforderten Unterlagen. Ein Blatt für zwei Angebote funktioniert nicht.

Formblatt 124: die Eigenerklärung zur Eignung

Das 124 ist der vorläufige Eignungsnachweis für Unternehmen, die nicht im Präqualifikationsverzeichnis des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen stehen. Die Rechtsgrundlage ist § 6b Abs. 2 VOB/A: Der Auftraggeber kann Eigenerklärungen als vorläufigen Nachweis zulassen. Wessen Angebot in die engere Wahl kommt, muss die Erklärungen durch Bescheinigungen der zuständigen Stellen bestätigen.

Das Blatt fragt sieben Dinge ab: den Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre für vergleichbare Leistungen, vergleichbare Leistungen der letzten fünf Kalenderjahre, die verfügbaren Arbeitskräfte, die Registereintragung, Insolvenz und Liquidation, Ausschlussgründe nach § 6e EU VOB/A und die Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen. Dazu die Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft.

Zwei Punkte im Formblatt 124 werden regelmäßig unterschätzt. Erstens: Kommt das Angebot in die engere Wahl, sind drei Referenznachweise vorzulegen, unter anderem mit Ansprechpartner, Auftragssumme, Ausführungszeitraum, eingesetzten Arbeitnehmern und einer Bestätigung des Auftraggebers über die vertragsgemäße Ausführung. Die Frist dafür setzt die Vergabestelle, angemessen und nach dem Kalender bestimmt. Wer sie versäumt, wird ausgeschlossen (§ 16 Abs. 1 Nr. 4 VOB/A). Wer die Bestätigungen erst dann bei alten Kunden anfragt, spielt gegen diese Frist.

Zweitens: Das Formblatt 124 enthält seinen eigenen Ausschlusshinweis. Wer unterschreibt, bestätigt zu wissen, dass das Angebot ausgeschlossen wird, wenn die Nachweise nicht vollständig innerhalb der gesetzten Frist vorliegen.

Das 124 gilt nicht nur für den Bieter. Es hat Kästchen für Bewerber, Bieter, Mitglied einer Bietergemeinschaft, Nachunternehmer und anderes Unternehmen. Das Blatt ist darauf ausgelegt, dass bei Bietergemeinschaften jedes nicht präqualifizierte Mitglied ein eigenes 124 abgibt. Für Nachunternehmer sind die Eigenerklärungen auf gesondertes Verlangen abzugeben, es sei denn, der Nachunternehmer ist präqualifiziert und Sie nennen seine PQ-Nummer (212 Nr. 7.1).

In EU-Verfahren tritt neben das 124 die Einheitliche Europäische Eigenerklärung. Nach 212 EU Nr. 7.1 reicht eines von beiden. Für Liefer- und Dienstleistungen gibt es die Variante 124 LD.

Was gehört in Formblatt 233, das Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen?

Wer Teile der Leistung an Nachunternehmer vergeben will, muss im Angebot Art und Umfang dieser Teilleistungen angeben und auf Verlangen die vorgesehenen Nachunternehmer benennen (212 Nr. 6). Das 233 ist das Blatt dafür. Es hat vier Spalten: Ordnungszahl oder Leistungsbereich, Beschreibung der Teilleistung, Name des Unternehmens und die Bestätigung, dass der eigene Betrieb auf die Leistung eingerichtet ist.

Die Namensspalte ist der Punkt, an dem es kippt. In der Standardfassung sind die Namen erst auf Verlangen der Vergabestelle zu nennen. Das Blatt hat aber ein Kästchen, mit dem die Vergabestelle die Namen bereits bei Angebotsabgabe verlangt. Ist es angekreuzt, fehlt ohne Namen eine geforderte Angabe. Angebote müssen die geforderten Erklärungen und Nachweise enthalten (§ 13 Abs. 1 Nr. 4 VOB/A). Ob die Vergabestelle nachfordert oder ausschließt, entscheidet dann § 16a VOB/A, dazu unten mehr.

Das 233 ist Vertragsbestandteil. Was Sie dort eintragen, ist im Auftragsfall vereinbart. Wer später andere Leistungen an Nachunternehmer geben will, verhandelt das mit dem Auftraggeber und nicht mit dem Formblatt.

Der häufigste Fehler beim 233 ist nicht das Ausfüllen, sondern die Verwechslung mit dem 235. Das ist einen eigenen Abschnitt wert.

Was ist der Unterschied zwischen Formblatt 233 und Formblatt 235?

Bei Bauleistungen gehört Formblatt 233 in nationale Verfahren nach VOB/A Abschnitt 1, Formblatt 235 in EU-Verfahren nach Abschnitt 2 und in Verschlusssachenvergaben nach Abschnitt 3. Das ist die kurze Antwort, und sie steht so in der amtlichen Formblattliste des VHB: Das 233 ist den nationalen Bauvergaben zugeordnet, das 235 und das 236 den EU- und VS-Verfahren.

Dahinter steckt ein inhaltlicher Unterschied. Das nationale 212 kennt in Nummer 6 nur „Nachunternehmen“: Unternehmen, die Teile der Leistung ausführen. Das 212 EU spricht in Nummer 6 von „Kapazitäten anderer Unternehmen“ und fasst zwei Fälle zusammen: Unteraufträge und Eignungsleihe. Eignungsleihe heißt, dass sich der Bieter zum Nachweis seiner eigenen Eignung auf die wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens stützt (§ 6d EU VOB/A).

Deshalb ist das Formblatt 235 anders aufgebaut als das 233. Es hat zwei Tabellen: oben Ordnungszahl und Teilleistung, darunter ein eigener Block für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, in dem das andere Unternehmen mit Namen und der überlassenen Eignung steht. Und deshalb gibt es zum 235 ein Gegenstück, das 236, mit dem sich das andere Unternehmen selbst verpflichtet. Zum 233 gibt es kein solches Gegenstück.

Praktisch heißt das: Steht in Ihren Unterlagen ein 211 EU und ein 212 EU, arbeiten Sie mit 235 und 236. Steht dort ein 211 und ein 212 ohne Zusatz, arbeiten Sie mit 233. Die Angebotsschreiben-Vorlage 213 listet beide Blätter, weil sie für beide Verfahrensfamilien gilt. Kreuzen Sie nur das an, das zu Ihrem Verfahren gehört.

Formblatt 235 und 236: Eignungsleihe richtig belegen

Das 235 füllt der Bieter aus. Er benennt Art und Umfang der Teilleistungen, für die er sich anderer Unternehmen bedient, und gibt an, ob er sich auf deren wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit stützt. Es ist eine Ergänzung des Angebotsschreibens und in der Standardfassung des 216 mit dem Angebot abzugeben.

Das 236 füllt das andere Unternehmen aus, nicht der Bieter. Es verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber, dem Bieter im Auftragsfall mit den erforderlichen Kapazitäten für die benannten Leistungsbereiche zur Verfügung zu stehen. Es nennt Namen, gesetzlichen Vertreter und Kontaktdaten.

Das Formblatt 236 enthält außerdem einen zweiten Unterschriftsblock: die Erklärung, gemeinsam mit dem Bieter für die Auftragsausführung zu haften. Diese Haftungserklärung ist abzugeben, wenn die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit geliehen wird (212 EU Nr. 6). Der Auftraggeber darf das vorschreiben (§ 6d EU Abs. 2 VOB/A).

Das 236 steht im 216 unter den Unterlagen auf Verlangen. Das bedeutet nicht, dass Sie es erst besorgen sollten, wenn die Vergabestelle fragt. Die Frist dafür bestimmt die Vergabestelle nach dem Kalender, und wer sie versäumt, wird ausgeschlossen (§ 16 Abs. 1 Nr. 4 VOB/A). Verlangt die Vergabestelle das 236 dagegen schon mit dem Angebot und es fehlt, gilt die Nachforderung nach § 16a VOB/A mit einer Frist, die sechs Kalendertage nicht überschreiten soll. Eine unterschriebene Verpflichtungserklärung eines fremden Unternehmens in wenigen Tagen zu beschaffen, ist möglich, aber ein unnötiges Risiko. Lassen Sie sie mit dem Angebot unterschreiben und legen Sie sie bereit.

Zwei Regeln aus § 6d EU VOB/A, die das Formblatt nicht erklärt: Für berufliche Befähigung und Erfahrung ist die Eignungsleihe nur zulässig, wenn das andere Unternehmen die Arbeiten auch tatsächlich ausführt. Und ein Unternehmen, bei dem Ausschlussgründe vorliegen oder das das Eignungskriterium nicht erfüllt, müssen Sie auf Aufforderung innerhalb einer gesetzten Frist ersetzen. Wer ein 236 von einem Unternehmen beibringt, dessen Eignung er nie geprüft hat, hat das Problem nur verschoben.

Was muss in Formblatt 234, der Erklärung der Bietergemeinschaft, stehen?

Eine Bietergemeinschaft muss mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abgeben (212 Nr. 5.1). Die Erklärung muss vier Dinge enthalten: dass im Auftragsfall eine Arbeitsgemeinschaft gebildet wird, dass alle Mitglieder aufgeführt und der bevollmächtigte Vertreter bezeichnet sind, dass dieser Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. Das 234 enthält genau diese vier Punkte, ergänzt um die Berechtigung des Vertreters, Zahlungen mit befreiender Wirkung entgegenzunehmen, und um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern der Mitglieder.

Textform mit dem Angebot reicht. Eine von allen Mitgliedern unterzeichnete oder qualifiziert signierte Fassung ist erst auf Verlangen der Vergabestelle abzugeben. Dennoch hat das Blatt vier Unterschriftszeilen. Wer sie gleich nutzt, spart sich die Nachforderung.

Die Falle steht in 212 Nr. 5.2. Außerhalb der öffentlichen Ausschreibung, also in beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Vergaben, werden Angebote von Bietergemeinschaften nicht zugelassen, die sich erst nach der Aufforderung zur Angebotsabgabe aus aufgeforderten Unternehmen gebildet haben. Wer nach der Aufforderung mit einem anderen aufgeforderten Unternehmen zusammengeht, hat kein zulässiges Angebot mehr. Die Formblattliste spiegelt das: Das 234 liegt nur bei öffentlichen Ausschreibungen und offenen Verfahren standardmäßig den Unterlagen bei.

Und noch einmal das 124: Es sieht das Kästchen „Mitglied der Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft“ vor, und das Angebotsschreiben hat vier Zeilen für Name und PQ-Nummer. Jedes Mitglied weist seine Eignung also selbst nach, über die PQ-Nummer oder ein eigenes 124.

Formblätter 221, 222 und 223: die Preisermittlung

Die Angaben zur Preisermittlung dienen der Erläuterung des Angebots, ohne Vertragsbestandteil zu werden. Das 221 gilt für die Zuschlagskalkulation, das 222 für die Kalkulation über die Endsumme. Sie füllen eines von beiden aus, je nachdem, wie Sie kalkulieren. Ob die Vergabestelle die Angaben mit dem Angebot verlangt, steht im 216 Nr. 1.1.

Das 223, die Aufgliederung der Einheitspreise, ist eine Unterlage auf Verlangen (216 Nr. 2.1). Dasselbe gilt für die Urkalkulation. Nach den Richtlinien zu 223 fordert die Vergabestelle das Blatt nur von Bietern, deren Angebote in der engeren Wahl sind.

Die schärfste Regel zur Preisbildung steht nicht in diesen Blättern, sondern in 212 Nr. 3.6: Wer Einheitspreise einzelner Positionen auf andere Positionen verteilt, benennt nicht die von ihm geforderten Preise. Solche Mischkalkulationen werden von der Wertung ausgeschlossen, weil das Angebot dann nicht die geforderten Preise enthält (§ 13 Abs. 1 Nr. 3, § 16a Abs. 2 VOB/A).

Nach 212 Nr. 3.7 sind alle Preise ohne Umsatzsteuer mit höchstens drei Nachkommastellen anzugeben. Fehlende Preisangaben dürfen grundsätzlich nicht nachgefordert werden. Die einzige Ausnahme sind unwesentliche Positionen, deren Fehlen weder den Wettbewerb noch die Wertungsreihenfolge verändert, auch dann nicht, wenn man sie mit dem jeweils höchsten Wettbewerbspreis bewertet (§ 16a Abs. 2 VOB/A).

211 und 212: die zwei Blätter, die Sie nur lesen

Das 211, die Aufforderung zur Angebotsabgabe, und das 212, die Teilnahmebedingungen, füllen Sie nicht aus. Sie enthalten aber die Regeln, nach denen alle anderen Blätter bewertet werden. Im 212 stehen die Form des Angebots, die Behandlung von Nebenangeboten, die Bietergemeinschaft, die Nachunternehmer und die Eignung. Wer die Formblätter versteht, ohne das 212 gelesen zu haben, kennt die Vorschriften, aber nicht die Spielregeln.

Drei Sätze aus dem 212, die Sie kennen sollten, bevor Sie irgendetwas ausfüllen: Ein nicht form- oder fristgerecht eingereichtes Angebot wird ausgeschlossen (Nr. 3.2). Unterlagen, die nach Angebotsabgabe verlangt werden, sind zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen (Nr. 3.4). Nebenangebote, die den Anforderungen der Nummern 4.1 bis 4.3 nicht entsprechen, werden von der Wertung ausgeschlossen (Nr. 4.4).

Welche Formblätter dürfen nachgefordert werden?

Fehlt ein Formblatt, ist das Angebot nicht automatisch verloren. § 16a Abs. 1 VOB/A verpflichtet den Auftraggeber, Bieter, die für den Zuschlag in Betracht kommen, zur Nachreichung fehlender, unvollständiger oder fehlerhafter unternehmensbezogener Unterlagen aufzufordern, und fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachreichen zu lassen. Das betrifft Erklärungen, Angaben und Nachweise, also auch 124, 233, 234, 235 und, falls es mit dem Angebot verlangt war, 236. Nachgefordert werden dürfen nur Unterlagen, die bereits mit dem Angebot vorzulegen waren.

Für Unterlagen, die erst auf Verlangen vorzulegen sind, gilt eine andere Regel: Die Vergabestelle setzt eine angemessene, nach dem Kalender bestimmte Frist, und wer sie versäumt, wird ausgeschlossen (§ 16 Abs. 1 Nr. 4 VOB/A).

Drei Einschränkungen machen aus dieser Regel keinen Freibrief. Erstens darf der Auftraggeber in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festlegen, dass er nichts nachfordert (§ 16a Abs. 3 VOB/A). Dann bleibt es beim Ausschluss. Zweitens gilt die Nachforderung nicht für Preise. Die einzige Ausnahme sind unwesentliche Positionen, deren Fehlen Wettbewerb und Wertungsreihenfolge nicht verändert, auch nicht bei Bewertung mit dem höchsten Wettbewerbspreis (§ 16a Abs. 2 VOB/A). Drittens ist die Frist kurz: Sie soll sechs Kalendertage nicht überschreiten, und wer sie verpasst, wird ausgeschlossen (§ 16a Abs. 4 und 5 VOB/A).

Welche Fehler heilbar sind und welche nicht, haben wir für die Vergabeverordnung in unserem Beitrag zu KO Kriterien in Vergabeunterlagen in einer Tabelle zusammengefasst. Die Logik der VOB/A ist dieselbe: Unterlagen ja, Preise nein, Frist kurz.

Länder-Vergabehandbücher: gleiche Nummer, anderer Inhalt

Das VHB Bund gilt für die Baumaßnahmen des Bundes, ausgenommen die Straßen- und Wasserbauverwaltungen. Seine Formblätter werden nach eigener Auskunft des VHB auch für Landesbauaufgaben, bei Kommunen und sogar im privatwirtschaftlichen Bereich eingesetzt. Daneben führen Länder eigene Handbücher, etwa das VHB Bayern, und eigene Formularsätze, etwa Nordrhein-Westfalen für den Hochbau. Sie übernehmen die Nummernlogik weitgehend, können Inhalte aber abweichend fassen.

Die Konsequenz: Ein ausgefülltes Blatt aus dem letzten Verfahren lässt sich nicht als Vorlage übernehmen, nur weil es dieselbe Nummer trägt. Prüfen Sie die Fußzeile des Blattes. Dort steht, aus welchem Handbuch und welcher Ausgabe es stammt, und bei seit 2017 geänderten Blättern auch der Stand.

Warum die Formulare trotzdem jedes Mal von vorn beginnen

Was Bieter uns immer wieder beschreiben: zehn bis zwanzig Formulare pro Ausschreibung, in denen dieselben Angaben in anderem Layout verlangt werden. Stammdaten, Registernummern, Eigenerklärungen, Nachweise. Reine Fleißarbeit ohne Denkleistung. Der Bieter mit dem verlorenen Vier-Millionen-Auftrag führte den fehlenden Upload darauf zurück, dass diese Aufgabe an junge Kollegen delegiert wird.

Das VHB löst das für Bundesbaumaßnahmen teilweise, weil dort die Blätter wenigstens einheitlich sind. Sobald Länder und Kommunen ins Spiel kommen, ist die Einheitlichkeit weg. Tender Republic füllt VHB-Formblätter und vergleichbare Eigenerklärungen aus einer einmal angelegten Wissensdatenbank vor und zeigt zu jeder Anforderung die Fundstelle in den Vergabeunterlagen. Wie das aussieht, zeigen wir auf der Startseite.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Formblatt 233 und 235?

Bei Bauleistungen gehört das 233 in nationale Verfahren und listet Nachunternehmerleistungen. Das 235 gehört in EU- und VS-Verfahren und erfasst zusätzlich die Eignungsleihe, also die Fälle, in denen Sie sich für Ihre eigene Eignung auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen stützen. Zum 235 gehört das 236, das das andere Unternehmen unterschreibt.

Muss ich Formblatt 124 ausfüllen, wenn mein Unternehmen präqualifiziert ist?

Nein. Präqualifizierte Unternehmen führen den Eignungsnachweis über den Eintrag im Präqualifikationsverzeichnis und tragen die PQ-Nummer in Nummer 6 des Angebotsschreibens 213 ein (§ 6b Abs. 1 VOB/A, 212 Nr. 7.1). Auftragsspezifische Einzelnachweise, die die Vergabestelle zusätzlich fordert, bleiben davon unberührt.

Gehört Formblatt 236 mit ins Angebot oder reicht es später?

In der Standardfassung des 216 ist das 236 eine Unterlage auf Verlangen. Die Vergabestelle kann es aber auch mit dem Angebot fordern. Auf Verlangen gilt die von der Vergabestelle gesetzte Frist (§ 16 Abs. 1 Nr. 4 VOB/A), bei Nachforderung eine Frist von höchstens sechs Kalendertagen (§ 16a Abs. 4 VOB/A). In beiden Fällen ist der Ausschluss die Folge des Versäumens. Halten Sie es unterschrieben bereit, bevor Sie abgeben.

Kann ein vergessenes Formblatt nachgereicht werden?

Erklärungen und Nachweise, die mit dem Angebot vorzulegen waren, ja, wenn der Auftraggeber die Nachforderung nicht ausgeschlossen hat (§ 16a Abs. 1 und 3 VOB/A). Preisangaben nein, außer unter engen Voraussetzungen in unwesentlichen Positionen (§ 16a Abs. 2 VOB/A). Die Frist für die Nachreichung soll sechs Kalendertage nicht überschreiten. Wer sie versäumt, wird ausgeschlossen.

Gelten die VHB-Formblätter auch für Liefer- und Dienstleistungen?

Das VHB ist für Bauleistungen des Bundes gemacht. Für Liefer- und Dienstleistungen enthält es eigene Blätter: das 124 LD als Eigenerklärung, 631 als Aufforderung, 632 als Bewerbungsbedingungen nach UVgO und 633 als Angebotsschreiben für UVgO und VgV. Außerhalb des Bundesbaus werden die VHB-Blätter vielfach übernommen, teils abgewandelt. Maßgeblich sind immer die Unterlagen Ihres Verfahrens.

Quellen

• Vergabe- und Vertragshandbuch für die Baumaßnahmen des Bundes, Ausgabe 2017, Lesefassung 2023, mit dem Inhaltsverzeichnis (95 Formblätter, 110 mit Varianten), den Formblättern 124, 211, 212, 212 EU, 213, 216, 221 bis 223, 233, 234, 235 und 236 sowie den Richtlinien zu 223 und 321, fib-bund.de

• Formblattliste des VHB Bund mit Zuordnung der Formblätter zu den Vergabeverfahren, fib-bund.de

• §§ 6b, 13, 16, 16a VOB/A, Ausgabe 2019, vergabevorschriften.de

• §§ 6d EU, 6e EU VOB/A, vergabevorschriften.de

• Präqualifikationsverzeichnis des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V., pq-verein.de

Stand: 15. September 2026. Dieser Beitrag gibt den Stand des VHB Bund in der Ausgabe 2017 (Lesefassung 2023) und der VOB/A 2019 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die Vergabestelle kann die Standardfassung der Formblätter im Einzelfall abändern. Maßgeblich sind immer die Unterlagen Ihres Verfahrens.